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信息化条件下如何做好电力企业档案管理问题探索

《环球市场信息导报》 2016年7月26日 作者:李冰

文章关键词: 电力   档案管理  
    电力企业在社会的经济运行和人们的日常生活中都是不可或缺的部分,在国民经济中发挥着重要的作用。随着企业不断地生产运营,产生的信息量也在日益增多,传统的管理方式已经不能满足现代化的信息处理要求了。因此将计算机技术运用在企业的档案管理中,使档案管理能够更加方便快捷、效率更高。本文对信息化条件下电力企业的档案管理进行了分析,并对现阶段的电力企业档案信息管理中存在的一些问题进行探索,并提出了建议和策略。
     当今社会的市场竞争异常激烈,一个企业想要跟进时代的潮流实现可?#20013;?#21457;展,就需要不断地改进企业的管理方式。在如今的信息化时代,计算机技术在各个行业中都得到了广泛的应用。企业档案的信息化建设在电力事业发展中的地位是举足轻重的,一个电力企业的档案信息化程度主要看其档案管理现代化水平。信息化的管理能不断提高工作的效率,还能更精准的对数据进行存储和管理。传统的电力企业档案管理都是使用纸质的材料,?#27490;?#36827;行管理。不仅会出现纸质材料的丢失、腐蚀等情况,管理的效率和准确率也很低。在信息化背景下,传统的档案管理方式已经不适用与现代社会的发展。因此为了更高效的实现对电力系统的档案进行管理,就必须加快信息化管理建设的进程。

 

信息化背景下电力企业档案管理的现状和问题

档案管理?#25381;?#24456;好的实现信息化。在信息化时代,计算机技术?#25381;?#29992;在人们生活的各个方面,尤其在现代化的办公中起到非常重要的作用。然而在当前的一些电力企业中,计算机技术并?#25381;?#24471;到合理的应用,仍然存在有不重视现代化的档案管理方式,信息化进程缓慢的情况。?#34892;?#20225;业的档案管理系统信息化的质量不高,在电子档案的存档保管、查阅提取方面?#25381;?#24314;立明确的规章制度。而且在大量的纸质文档向电子版本转换时保证不了速度和质量,档案管理系统的实用性不高,实现不了高效的信息化管理。

档案管理人员的专业水平有待提高。部分的电力企业对档案信息化的管理不够重视,对档案管理人员的要求也偏低。一些电力企业的档案管理人员管理业务不专业,在调阅档案的时候不能很好的在技术上实现信息化管理,?#34892;?#29978;?#28872;?#28982;采用比较传统的?#27490;?#25805;作方式。档案管理人员?#27490;?#25805;作的方式,对于信息的完整调取有着较大的难度,而且会造成档案纸质发暗、字迹褪色的情况。这样的做法不仅会使查找使用档案效率不高,而且经常会出现档案丢失和信息错漏的情况,对档案的完整性和安全性也有较大的影响。

档案信息管理安全意识不强。档案的安全性是十分重要的,对于一些使用信息技术管理档案的电力企业?#27492;擔?#26356;要加强档案的安全管理意识。现阶段的一些的电力企业使用信息化管理状况良好,管理人员管理档案信息的效率更高,操作也更简洁方便,大大的提高了企业信息管理的效率。但仍?#25381;?#19968;些企业的管理人员对档案信息的安全意识不太重视,在网络安全方面?#25381;?#38450;范,很可能会留下极大的数据安全隐?#36857;?#19981;利于档案的安全管理。

 

信息化背景下电力企业档案管理问题的措施

合理利用计算机技术软件。电力行业是政府较重要的基础性支柱产业,档案的及时接收和整理使用对企业的正规化发展有很大的影响作用,在电力企业档案的现代化管理?#34892;?#35201;科技的大力支持。将计算机技术融入到档案的管理中,通过结合现代信息网络技术,建立电力档案管理系统软件,将传统纸质版档案管理工作转变为电子版管理工作。对纸质的文件进行数字化的信息处理,实现管理标准系统化,对档案信息进行安全备份处理。同时,在加强计算机技术的使用时,还要特别注意数字处理过程中档案的安全保密工作。

加强信息化档案管理人员的专业性。现代化的档案管理工作,对档案管理人员的知?#37117;?#33021;提出了更高的要求。在档案资源信息数字化处理过程中,要求管理人?#26412;?#22791;多种的专业技能,包括图书、档案学等专业档案管理知识,现代化的网络信息使用和处理能力,还要有电子文档信息加工处理能力。电力企业的管理人员素质的高低对档案信息化安全管理有很大的影响,因此要重视对档案管理人员的选拔和培养。通过对档案管理人员定时的专业知?#37117;?#33021;培训,提高管理人员对档案信息化安全管理的认识,使其具备更加专业规范、保密性更强的档案管理技能。对档案管理人员的专业知识和技能进?#20449;?#35757;,培养更加高素质高水平的档案信息管理的专业人才,使他们能够熟练的运用现代信息网络技术,更好的?#35270;?#30005;力行业档案管理现代化的发展需求。

加强信息化档案的安全性。在运用计算机技术实现更高效的档案信息管理时,要注意加强计算机网络的安全技术和保密管理的研究。对于一些大?#34892;?#30005;力企业,最好在档案信息化管理系统使用封闭式网络,仅供内部人员使用以保证信息的基本安全。在使用档案信息系统时使用级别权限控制,对用户的访问权限进行区分,不同的级别档案信息查阅的权限不同,?#35789;?#26435;者无法对信息档案进行操作管理。针对企业当前的档案管理工作和进?#25506;?#31435;档案信息网络的安全管理制度,从根本上保障系统的安全。此外,要重视和加强管理人员的个人素质和业务水平,严格遵守档案信息网络建设的规章制度。

电力企业在我国国民经济中扮演着非常重要的角色,对我国经济利益有着最大的贡献。我们要提高对电力企业管理的重视程度,特别是加强对电力企业档案综合管理工作的重视度。电力行业档案不仅是服务于政府、电力企业和电力行业,更重要的是服务于社会民众。现阶段的电力企业档案管理中还存在一些不足,需要企业进一步的加强信息化的档案管理技术,跟随社会发展的趋势潮流。本文对现代化社会中电力企业档案管理中存在的一些问题提出了一些建议和解决方法,对电力行业档案信息的安全性、高效性方面都有改进意义,确保档案资料的信息化管理更安全?#34892;?#30340;进行,为电力企业和社会发展提供更好的服务。

(作者单位:广东粤电中山热电厂有限公司)

 




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